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教育觀察

重視大學行政,經營品質才能提升─大學的藝術23

說到大學的「系辦助教」,你有什麼印象?不少人會想到的是:處理報帳或影印等雜務,幫系主任和老師們打雜,常是年輕人邊準備考試(留學考、公務員考⋯⋯)一邊賺錢的過水工作⋯⋯。無論校級、院級、系級,各種層級,在大學,通常不把行政職務當成專業。而這件事對於大學的品質經營,有非常不利的影響。

這麼說,並不是認為行政人員處於「弱勢」。事實上,有些公務人員資格的行政人員,在學校相當強勢,有時候不把教授和行政主管放在眼裡,因為他們無實質的獎懲權。有院長和我說過,他甚至叫不動一個工友。

我指的是:學校常不認為行政職務該自主開創,可以積極行動提升教學成效、用獨當一面的姿態面對學生、校友、可能的合作伙伴。換句話說,學校是把行政職務,當作依法行政的公務員、說一動作一動的萬年助理。

其實,學校的行政職務更應該被視為專案經理、功能負責人,他們的主動性、開創能力、積極態度,是學校經營品質的重要決定因子。在歐美的學校,學校行政職務(例如我們的「系辦助教」),扮演了許多關鍵角色,負責許多重要工作:

有溫度的人與人溝通

讀過歐美大學的人,收到系上發來的信,通常不會是冷冰冰、死板板的「系辦公告」,他們通常會是由某個特定人署名發信,或是Alice,或是Bruce,總之是以他們的身分,他們的口吻,他們的立場寫信。無論是邀請學生參加活動,提醒學生注意校園安全,他們通常是以個人身分和學生溝通。

因此,學生遇到任何困擾,有任何困難,或有建議、意見,他們知道要找哪個具體的個人來處理這件事,他們知道有某個活生生、有情感、有溫度的個人,在和他們互動。

談到學校經營,我們常只談上課,只以老師與學生為主體(圖片來源:作者提供)

主動提出和經營專案計畫

在多數歐美大學,行政職務不會被認為是說一動作一動的雜役,不會是死板地「依規定行政」的機器人。他們關心學生的學習、生活、未來發展,並且和教授承擔完全一樣的責任與使命:幫助學生學習與成長。行政人員在這個目標下,是一個完全可以有自主地位、自主能力的個人。

他們可以提出想法,成立新的專案,例如發起邀請某些經歷特別的校友返校舉辦座談,他們要主動張羅籌資源,負責邀請(吸引、說服)同學們參加,他們也要為學生的參與度、參與感想負責任。

因此,在學校擔任行政職,和在企業工作,其實沒有那麼大的差別。沒有人會認為在學校工作,是壓力較小、責任較輕、不需要那麼多職場技能的閒差。

意見徵集和改善研發

如果把科系、學校當成一個事業體,教授負責提供教學的服務,這是行政人員所難以替代的。但是這個事業體的其他功能,也是需要由行政人員承擔,教授們難以全面兼顧。例如其中一個重要的功能,就是一般企業中的客服或消費者調查,在學校,可能會是教學滿意度或是學生意見調查。

現在多數學校都有設置以課程為單位的教學評鑑,還有很多改善空間,這在〈不值得相信的教學評鑑,是誰出問題?〉這篇文章中已經探討過。但是,在課程之中,還有很多層面的問題,該從學生蒐集資料,作為改善教學/校園經營的基礎。

例如,整體排課方式、師生關係、學生關係經營方式。荷蘭的一些大學,在每學期末都會由專人對自願的學生進行系統化的訪談。這些行政人員蒐集學生的處境與建議後,分析整理,無論是建議教授們調整授課,或是自己可以改善行政經營。他們知道,學生需要優質的學習環境與體驗,他們和教授們一樣背負著責任和使命。

各種校園活動,背後是行政人員的辛勤與巧思(圖片來源:作者提供)

師生關係交流互動

台灣的一般大學,往往認為學生/教授之間的交流互動是只能自動發生,或必然自動發生的事。學生是否能打近和教授的距離,學生之間是否能出現優質的交流互動,行政人員不必管而且也管不著。

在歐美的許多學校,行政人員會舉辦許多活動,促成更多有意義的交流。舉例來說,我自己在美國讀研究所的時候,系辦會舉辦三明治餐會、遊湖活動,讓學生對這個學院更有向心力,結交原本不熟的朋友。

而一位在歐洲讀大學的朋友提到過,他的學校會舉辦「課程博覽會」,一個科系的教授在大禮堂中設置攤位,和同學說明他要開授的課程,讓學生在修課之前,就能和教授見面互動,當面釐清需求與期待。

這些活動,都出自行政人員的巧思和經營。

校友聯繫工作

許多歐美的大學中,無論學程、學院,都會積極和校友維持聯繫關係。再舉自己的例子,我從美國的碩士學程畢業多年,到現在都會收到校友回學校聚餐的邀請。這樣的聚會,一半是聯繫學校和校友的關係,一半是幫助在校生認識校友,短程取得一些學習建議,長程可以了解職場,連結工作機會。

台灣大部分的大學,把這樣的工作交給校友聯繫的專責單位,常常做得很機械式,沒有人情味,成效並不見得好。相對來說,由各系、各學程做校友聯繫,可以更為綿密,而且對學生也可以有更多層次的意義。

一間不重視外場,不重視空間美感,不重視音樂與廁所的餐廳,能給顧客好的用餐體驗嗎,顧客會樂意常來嗎?如果教授之於學校,像廚師之於餐廳,那麼行政職務,就是餐廳的外場、空間設計、音樂和氣氛經營、環境衛生維持⋯⋯。一所不重視行政職務的學校,當然不可能經營出良好的教學品質。


(本文反映專家作者意見,不代表本站立場)


★圖文由想想論壇同意授權轉載,原文請見:【學與業壯遊】不把行政職務當專業,大學奢談經營品質──大學的藝術之二十三



文:謝宇程